A quem interessa essa planilha?
Sua empresa ou você possuem um fluxo de trabalho que é dividido em tarefas?
Quer deixar de fazer propostas comerciais copiando e colando no Word?
Você atende vários clientes e precisa automatizar o envio de e-mails, alertas ou mesmo propostas comerciais, que em sua grande maioria só mudam os dados dos clientes?
Ok! O Google Spreadsheet pode mudar a vida e rotina do seu negócio.
Mas perai?
Você não é uma empresa pequena, e tem um gerente de TI que usa suspensórios e morre de medo da tenebrosa Nuvem, acredita em antivírus grátis e adora tudo pirata?
Esqueça, Google APPS não vai mudar sua situação.
Antes de continuar, se está com um pé atrás, olhe esses vídeos:
Gerenciamento de Tarefas - Project V01a
https://docs.google.com/a/64bits.com.br/spreadsheets/d/1PTg7P7ITZp0-nFazosxwgRbmDDD9QTDG_3jPxqFBLkg/edit#gid=1200856578
Uma gambiarra que funciona muito bem!
Estou criando um sistema bem simples para cadastro de clientes e propostas comerciais (Na verdade, eu já uso isso há 4 anos, mas agora estou ajustando para vender a integração da solução)
A proposta comercial coleta preços e produtos de uma base (pode ser banco de dados SQL ou QUALQUER texto, planilha, etc)
O usuário preenche a proposta de forma simples, já que o cadastro do cliente já está acessível, assim como produtos e preços.
A proposta comercial já fica formatada (bonitinha) e basta clicar um botão e é enviado um pdf para o e-mail do cliente ou para o vendedor, que pode conferir e mudar o texto padrão do corpo do e-mail.
Ou seja, eliminei Word, sistema ERP, conversão de PDF e programa de e-mail para apenas uma tela.
Certo... Economia de tempo e papel. Mas o mais legal?
Todos os dados das propostas enviadas são de fácil acesso, isso pode alimentar um painel como um CRM de acompanhamento. Tudo em tempo real.
Gerenciando Tarefas/Projetos
Em empresas onde cada projeto leva (supondo) de 30 a 60 dias para ser concluído e é feito por uma equipe de várias pessoas, existem n ferramentas para gerir projetos e cada uma funciona de uma forma.
Mas o básico dessas tarefas (assim como o CRM precisa de um funil*) é um gráfico de Gantt, e alertas de status com datas de entregas.
* Funil é um gráfico de gerenciamento de vendas que é a parte mais usada por gerentes de equipes de vendas em softwares CRM, onde os negócios são filtrados em forma de um funil, onde quanto mais próximo da data de fechamento, mais os dados afunilam, tornando fácil visualizar os negócios e suas datas.
Explicando a planilha
Assim que acessar a planilha, você precisará criar uma cópia, só assim terá acesso para uso.
Se ainda não conhece o sistema de compartilhamento de documentos do Google, vale a pena
ler isso.
Formulario_ADM
Aqui um administrador informa quem da equipe fica responsável pela tarefa.
Os R01, R02, R03 são as revisões das tarefas, e o admin confirma o status da produção, que
nesse caso, só é finalizada com 3 OKs (100%).
Os dados do cliente e do projeto, serão coletados da proposta comercial (Isso ainda não faz parte do anexo, ou seja... Você pode usar manualmente uma planilha para cada projeto - considere que essa é uma versão grátis)
Ou seja, não precisa inserir dados que já existem. O Admin apenas informa a quantidade de tarefas e os responsáveis.
Nos R01, R02, R03, aparecem links para o trabalho relacionado a tarefa, assim o admin não levanta da sua cadeira, clica, confirma o resultado e dá o status da tarefa.
Formulario_TAREFA
Esse formulário aparece para a equipe ou para o responsável pela tarefa.
Aqui, cada responsável por uma tarefa só precisa informar o caminho onde está o seu trabalho
em cada etapa (R01, R02, R03).
O campo "Responsável" exibe a lista dos membros da equipe, onde ao se definir o responsável,
seu nome aparece em destaque nas tarefas, facilitando a visualização dos trabalhos.
Geral
Nesta planilha o admin informa a data inicial das tarefas e o prazo de execução de cada tarefa e seus responsáveis (Esses dados aparecem automaticamente nos demais formulários).
Em Status Geral é possível medir todo o processo.
No exemplo, temos 3 tarefas principais: IMAGENS, PROCESSO DE APROVAÇÂO e BACKUP,
Essas podem se subdividir em subtarefas. Neste exemplo, as 3 tarefas principais estão com nível de importância iguais, ou seja 33,33% para cada tarefa principal, mas isso pode ser configurado, definindo maior importância para determinada tarefa.
PAINEL
Essa planilha é usada para exibição da timeline (Gantt). Pode ser visualizada em tela completa (Full scream). Basta clica em Visualizar > Tela inteira. (ESC volta ao modo normal).
Se deseja retirar a barra do Google Chrome clique em F11.
Esse painel pode ser usado em um monitor/TV grande e ser observado por todos os envolvidos no projeto.
O que vem pela frente?
O meu sonho é colocar tudo isso em um banco de dados (MySQL, PostgreeSQL, etc) e criar uma interface com Ui oficial do Google (Que hoje é em HTML service e GWT)
https://developers.google.com/apps-script/guides/html
Além de ser possível, dá para colocar o banco de dados dentro do
Google, e isso não custa caro. ou seja, tudo 100% na nuvem.
Deixe suas dúvidas e sugestões nos comentários.
Boa sorte!
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Based off of the Free Gantt Chart Excel Template at Vertex42.
Oferecido gratuitamente com nenhuma garantia ou responsabilidade. Guarde esses créditos:
Parte desta planilha é baseada no modelo grátis da Vertex42.
